Krajnji rok za podnošenje prijave za CEEPUS mreže je 15.1.2024., dok je za učitavanje dokumentacije za ustanove koje trebaju uz prijavu učitati i nove dokumente („Letter of Intent“ i „Letter of Endorsement“) važeći produljeni rok, do 31.1.
Kao i prošlih godina, prijavu popunjava i podnosi glavni koordinator dok su za učitavanje novih dokumenata, ako je to potrebno, zaduženi lokalni koordinatori. Lokalni koordinatori su također dužni koordinatoru javiti za bilo kakve promjene.
Ako je potrebno da za ovogodišnji natječaj učitate nove dokumente, u sustavu CEEPUS-a primit ćete zahtjev za učitavanje dokumentacije, tzv. „Upload Change Request“. Obavijest o zahtjevu za učitavanje nove dokumentacije primit ćete i na vašu e-mail adresu, na isti način kao što primate obavijesti o pristiglim dolaznim ili odlaznim prijavama koje zahtijevaju vašu obradu. Najčešći razlog za zamjenu dokumentacije je promjena lokalnog CEEPUS koordinatora zbog čega novi koordinatori trebaju učitati nove dokumente, no nove dokumente je potrebno učitati ako se promijenilo ime ustanove koja sudjeluje u radu CEEPUS mreže.
Novosti u ovogodišnjem natječaju:
Ograničenje broja mreža u kojima koordinator može biti glavna kontakt osoba (first person) na najviše 4 mreže (važno za lokalne i glavne koordinatore)
Nastavno na odluku ministarstava obrazovanja zemalja sudionica, od ovog natječaja (iduće akademske godine) koordinator može biti glavni kontakt u najviše 4 različite mreže. Sustav CEEPUS-a će u prijavi mreže za 2024./2025. godinu automatski deaktivirati ulogu koordinatora svima koji su glavni kontakti za ustanovu u više od 4 CEEPUS mreže. Ti koordinatori moraju samostalno odučiti u kojim mrežama žele nastaviti biti koordinatori te zamoliti glavne koordinatore tih mreža da ih nanovo dodaju kao glavne kontakte za svoju ustanovu u mrežama u kojima žele nastaviti biti koordinatori. aktiviraju u sustavu CEEPUS-a.
Izuzetak: ako je osoba glavni koordinator koji upravlja radom neke CEEPUS mreže, neće biti deaktiviran iz svoje uloge koordinatora, bez obzira na broj mreža u kojima je lokalni koordinator.
Automatsko kopiranje prošlogodišnjih prijava u prijavu za iduću godinu (važno samo za glavne koordinatore CEEPUS mreža)
Sustav je automatski kopirao prijave svih mreža i „umbrella“ mreža iz tekuće u iduću akademsku godinu, te glavni koordinatori to ne trebaju učiniti kao prošlih godina. Njihov trenutni status je „unsubmitted networks“. Na svom „network“ desktopu pronaći ćete automatsku poveznicu na prijave CEEPUS mreže/mreža u kojoj sudjelujete za iduću godinu. U nekim partnerskim ustanovama je došlo do promjena i potrebno ih je ažurirati te ih glavni koordinatori ovisno o promjenama moraju aktivirati ili deaktivirati.
U sustavu CEEPUS-a dostupan je:
https://www.ceepus.info/files/2022/guideline_NW_applicationround_24_25.pdf
koji je prvenstveno važan za glavne koordinatore CEEPUS mreža zadužene za popunjavanje prijave.